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Artikel von Anne Huffziger, Caroline Rosendahl und Finn-Leon Brinkmann
Mit der schrittweisen Einführung des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) und den damit verbundenen Änderungen und Übergangsregelungen hat die Komplexität in der Leistungserbringung und Refinanzierung zugenommen. Gleichzeitig steigen mit dem Wandel der ökonomische Druck und die Notwendigkeit der individuellen Aushandlung. Die Verhandlung ist dabei je nach Bundesland und Angebot unterschiedlich. Bei allen Entgeltverhandlungen in der Eingliederungshilfe sind aber dieselben Fallstricke und potenzielle Fehlerquellen bei der Datenaufbereitung zu beachten.
Übergeordnete Gefahren liegen in der fehlenden Kenntnis über das jeweilige Geschäftsmodell und die landesspezifischen Regelungen der Landesrahmenverträge. Grundlegend bildet der Landesrahmenvertrag (oder eine Übergangsvereinbarung) die Basis der Verhandlung und ggf. bestehen weitere Vorgaben, wie z. B. Personalschlüssel und Kalkulationsschemata, welche zu beachten sind. Es wird bspw. durch den Landesrahmenvertrag definiert, an welchen Stellen welche Kostenpositionen anzusetzen sind.
Darüber hinaus sind die jeweiligen Besonderheiten der Geschäftsmodelle zu berücksichtigen. In den einzelnen Geschäftsmodellen gibt es unterschiedliche Anforderungen (z. B. an die Qualifikation des Personals) und Refinanzierungsgrundlagen (z. B. Refinanzierung auf Stunden- oder Tagesbasis). In vielen Angeboten kommt erschwerend hinzu, dass die Leistungen aus unterschiedlichen Refinanzierungsbereichen bestehen. Im Zuge der BTHG-Umsetzung ist dabei zu beachten, dass sich die Geschäftsmodelle verändern und in einigen Bundesländern oftmals über Tagessätze finanzierte Angebote zukünftig ggf. differenziert über verschiedene Module finanziert werden. Dabei kommt es oft zu einem kompletten Bruch mit dem alten System, weshalb die Leistungserbringung innerhalb der neuen Systematik modelliert werden muss. Hier muss festgelegt werden, welche Leistung in welches Modul gehört. Daher bedarf es innerhalb der Verhandlungsvorbereitung einer konsequenten Auseinandersetzung mit den Leistungen und einer Zuordnung zu den jeweiligen Leistungsmodulen. In diesem Zusammenhang sind auch Veränderungen von Teilhabebedarfen von Leistungsberechtigten zu planen. Was wiederum Folgen für die Refinanzierung hat.
Im Kontext der Refinanzierungsbereiche ist darauf zu achten, dass nur relevante Kosten in die Entgeltverhandlung eingebracht werden. So muss bei der Kalkulation der Leistungen für die Werkstätten für Menschen mit Behinderungen z.B. zwischen dem Produktions- und Teilhabebereich getrennt werden, obwohl es in den meisten Bundesländern keine eindeutigen Regelungen zu dieser Trennung gibt. Ein weiteres Beispiel sind die Besonderen Wohnformen. Hier müssen die Kosten zwischen den landesspezifischen Leistungsbereichen/-modulen (Fachleistungen) und den Kosten, die von den Leistungsberechtigten in Form des Regelbedarfs bzw. der Kosten der Unterkunft zu tragen sind, unterschieden werden.
Darüber hinaus stellt die Berechnung der Personal- und Sachkosten, und hier u. a. der zu starke Fokus auf Vergangenheitswerte, einen Fallstrick dar. Im Rahmen der Personalkostenberechnung sind sowohl die retrospektive als auch die prospektive Perspektive einzunehmen. Die retrospektive Perspektive definiert dabei die Abbildung der Ist-Kosten. Um mögliche Regresspflichten zu vermeiden, sind die Personalkosten verursachungsgerecht aufzubereiten. Im Nachweis sind hier auch potenzielle Fremdpersonaleinsätze oder auch Aufwüchse bei Mehrstunden oder nicht genommenem Urlaub zu beachten. Demgegenüber beinhaltet die prospektive Perspektive die prognostizierten Personalkosten für den Verhandlungszeitraum. Im Zuge der prospektiven Personalkostenaufbereitung sind neben grundsätzlichen Lohnsteigerungen auch potenzielle Entgeltgruppen- und Stufensteigerungen sowie Sondereffekte zu kalkulieren, wie z. B. Überstundenauszahlungen. Hierzu muss die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitgeberbruttopersonalkosten korrigiert werden. Aufgrund der vielen Fallstricke, die es bei der Aufbereitung der Personaldaten gibt, sollten die Personalkosten nicht auf Basis der Vergangenheitswerte mit prozentualen Aufschlägen, sondern personenindividuell differenziert je Mitarbeiter*in kalkuliert werden. Gleichzeitig stellt die Nichtberücksichtigung von Jahressonderzahlungen, Zusatzversorgungen, Zeitzuschlägen, Personalmehrbedarfen aufgrund von zusätzlichen Ausgleichstagen sowie Zulagen etc. ein wesentliches wirtschaftliches Risiko dar. Bei vollumfänglichen Tarifanwendern bildet der Tarifvertrag die Grundlage der Kalkulation. Ansonsten müssen die gegenüber den Mitarbeitenden vertraglich zugesicherten Bestandteile entsprechend aufbereitet werden. Hinzu kommen möglicherweise Verschiebungen von Dienstzeiten nach der neuen, oft über Fachleistungsstunden finanzierten Systematik in Tagesrandzeiten und Wochenenden, was zu höheren Zuschlägen führen könnte.
Darüber hinaus sind die landesspezifischen Regelungen auch für die Personalnebenkosten zu prüfen. Hierbei gibt es z. B. die Unterscheidung, ob die Personalnebenkosten den Sachkosten oder den Personalkosten zuzuordnen sind, wie z.B. Kosten für Fortbildungen. In einzelnen Bundesländern sind auch die Personalkosten der gesetzlichen Beauftragten als Personalnebenkosten auf die Personalkosten des operativ tätigen Personals hinzuzurechnen. In anderen Bundesländern werden dies separat verhandelt. Dies umfasst auch Aufwendungen für gesetzliche Beauftragte, die an externe Dienstleister vergeben sind, wie z. B. den Betriebsarzt.
Neben den Personalkosten ist die richtige Ermittlung des Personalbedarfs (Personalmenge) von großer Bedeutung. Eine fehlerhafte Berechnung des Personalbedarfs hätte weitreichende Folgen. Dabei variiert aufgrund der Refinanzierungslogik und der Art der Leistungserbringung der Personalbedarf in Werkstätten, Besonderen Wohnformen sowie ambulanten Angeboten. Ein wichtiger Aspekt im Kontext der Personalbedarfsermittlung ist die Kalkulation der Nettojahresarbeitszeit, der indirekten und mittelbaren Zeiten und die Beachtung von Auslastungen. Für eine Einschätzung ist an dieser Stelle auch ein Personal-Soll-Ist-Abgleich empfehlenswert.
Eine weitere Fehlerquelle, die sich aus den Personalkosten und -mengen ergibt, ist die korrekte Berechnung der durchschnittlichen jährlichen Arbeitgeberbruttokosten. Häufig können die durchschnittlichen Arbeitgeberjahresbruttokosten nicht aus den Systemen exportiert und müssen daher auf Basis einer zu erarbeitenden konsistenten Datenbasis ermittelt werden. In diesem Zusammenhang sind z. B. bei Stellenanteilen, Überstundenzahlungen oder unterjährige Ein- und Austritte zu bereinigen, um konsistente Daten zu erhalten. Im Sinne einer prospektiven Kostenkalkulation sind hierbei auch die aktuell diskutierten Steigerungen bei den Sozialversicherungen zu berücksichtigen.
Auch im Bereich der Sachkostenkalkulation existieren mögliche Fehlerquellen. Häufig herrscht auch hier ein zu starker Fokus auf die Vergangenheit vor. Dabei bleiben prospektive Investitionen oder Instandhaltungen unberücksichtigt und werden dadurch nicht in der Verhandlung berücksichtigt. Dies ist insbesondere in den aktuellen Zeiten schwierig, in denen wir häufig erleben, dass die letzten Jahre aufgrund verzögerter Entgeltsteigerungen bei gleichzeitig stark gestiegenen Kosten, in vielen Bereichen gespart wurde. Daher sollte sich im Zuge der Entgeltverhandlung intensiv mit anstehenden Investitionen und weiteren Sachkostensteigerungen auseinandergesetzt werden, welche dann im Rahmen der Verhandlung angesetzt werden könnten. Hinzu kommt, dass des Öfteren Sachkostensteigerungen nicht adäquat eingepreist werden. Insbesondere bei dem Aufsetzen auf Vorjahreswerten sind im Rahmen der Kalkulation höhere Kostensteigerungen (Zinseszins) zu beachten. Zudem sind bei unterjährigen Hochrechnungen der Sachkosten im Jahresverlauf entstehende Kosten, wie z. B. Sommer- und Weihnachtsfeste oder Schließungstage der WfbM, nicht zu vergessen.
Eine besondere Rolle bei aktuellen Vergütungsverhandlungen sollten Kosten spielen, die aufgrund der laufenden BTHG-Umstellung bedingt sind. Diese sollten auch konsequent in die Forderung eingepreist werden. Zu diesen gehören u.a. Kosten für Fortbildungen, Qualifikationsmaßnahmen, Beratungskosten, Kosten für erforderliche Informationsveranstaltungen, Softwareumstellungskosten, ggf. Kosten für Mehr- oder Leiharbeit aufgrund der Sicherstellung der Leistungserbringung während der Abwesenheitszeiten für Schulungen etc.
Neben den direkten Personal- und Sachkosten sind Overheadkosten einzupreisen. Dabei sind sowohl anteilige Sachkosten als auch anteilige Personalkosten aus allen Overheadebenen zu kalkulieren. Ein fehlendes Einrechnen der tatsächlich anfallenden Overheadkosten kann zu einer wirtschaftlichen Schieflage führen. Dies liegt häufig darin begründet, dass es keine Transparenz über die tatsächlich entstehenden und dem jeweiligen Angebot zuzuordnenden Overheadkosten gibt. Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die oft fehlende Prüfung, welche Kostenpositionen in die direkten Kosten einkalkuliert werden können (z.B. Kosten des Recruitings, der Personalentwicklung, des Aufbaus der Arbeitgebermarke oder von zentral gesteuerten Social-Media-Aktivitäten als Teil der Personalnebenkosten) und daher nicht in den pauschalen Overheadkosten anzugeben sind. Dies gilt es angebotsspezifisch zu prüfen und darzustellen.
Weiter wird der Einpreisung von Risiko- und Wagniszuschlägen häufig keine wirkliche Beachtung geschenkt oder die Einschätzung vertreten, dass diese ohnehin nicht verhandelbar sind. Aufgrund der prospektiven Verhandlung und damit möglicher unvorhersehbarer Ereignisse sind Risiko- und Wagnisaufschläge unabdingbar und können nicht ignoriert werden. In den meisten Landesrahmenverträgen wird der Rechtsanspruch auf entsprechende Aufschläge explizit geregelt. Dieser Anspruch lässt sich im Zweifelsfall jedoch auch aus der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts ableiten. Es fehlt jedoch immer wieder ein Ansatz, die Risiko- und Wagniszuschläge plausibel zu begründen und abzuleiten. Eine nachvollziehbare Argumentation mit einer plausiblen Herleitung ist diesbezüglich zu erarbeiten. Ein rein prozentualer Aufschlag ist hierbei meistens nicht ausreichend. Dieses gilt es, durch konkrete Berechnung und eine stringente Argumentation zu begründen.
Neben diesen skizzierten Punkten sind im Gesamtkontext der Entgeltverhandlung selbstverständlich simple Rechenfehler und inkonsistente Daten zwingend zu vermeiden. Dies können u. a. unterschiedliche Belegungsdaten an unterschiedlichen Stellen in den Verhandlungsunterlagen oder auch die fehlende Plausibilisierung sein. Die Richtigkeit der Daten kann z. B. durch Prüfschleifen und das Hinzuziehen von weiteren Personen sichergestellt werden. Dies ist unumgänglich, denn zum einen kann es zu einer Nachweispflicht und den Gang vor die Schiedsstelle kommen und zum anderen soll durch die Verhandlung die Wirtschaftlichkeit sichergestellt werden.
Die Darstellung der einzelnen Aspekte zeigt, dass es diverse Fallstricke bei der Entgeltverhandlung gibt. Insbesondere bei der Aufbereitung der Daten stecken die Herausforderungen häufig in den Details. Zur Plausibilisierung der Verhandlungsvorbereitung können abschließend bspw. die folgenden Fragen zur Prüfung dienen:
